Welke KPI's hebt u echt nodig in uw magazijn?

Welke KPI's zijn zinvol in een magazijn?

Zinvol is een indicator die een beslissing uitlokt. In een magazijn zijn dat er doorgaans weinig: tijdige en volledige levering, orderaccuraatheid en voorraadbetrouwbaarheid als uitkomst, doorlooptijden en productiviteit als stuurcijfers. Het SCOR-model van ASCM noemt als typische maatstaven voor betrouwbaarheid: op tijd leveren, in de juiste hoeveelheid en op het juiste kwaliteitsniveau.

Hoe definieert u een KPI?

Een KPI is pas bruikbaar met een definitie in één zin, een formule met teller en noemer, de bron, een eigenaar en het meetmoment. Een doel komt pas na een nulmeting.

Het meetmoment weegt het zwaarst. Bij welke gebeurtenis start een doorlooptijd, en bij welke stopt ze? Is een pallet opgeslagen bij de scan op de locatie of bij de bevestiging in het WMS? Leg ook de noemer vast (per order, per orderregel of per colli), welke datum "op tijd" bepaalt (gevraagd of bevestigd) en met welk tijdvenster, of "volledig" op orderregel- of orderniveau telt, en vanaf welke afwijking een telling als fout geldt. Laat het cijfer berekenen uit systeemgegevens, niet met de hand samenstellen. Rapporteer naast het gemiddelde ook de spreiding, en splits uit waar het verschil zit. Een gemiddelde over alles maakt de uitschieters onzichtbaar.

Wat is het verschil tussen een KPI, een PI en een shadow-KPI?

Een KPI meet de uitkomst die in de afspraak met de klant staat. Een PI is een operationeel stuurcijfer voor de vloer, zoals picks per uur. Een shadow-KPI loopt vooruit op een KPI of controleert hem: een stijgende achterstand in de inslag waarschuwt voor een dock-to-stock die gaat ontsporen.

Het SCOR-model werkt met een vergelijkbare hiërarchie: indicatoren op een lager niveau dienen als diagnose voor de strategische maatstaf erboven. Zo ontstaat een boom waarin elk cijfer op de vloer terug te voeren is tot een uitkomst voor de klant.

Hoe lokt een meting ongewenst gedrag uit?

Elke meting stuurt gedrag, ook het gedrag dat u niet bedoelde. Een orderaccuraatheid die alleen klantklachten telt, een productiviteit die geen herwerk aftrekt, een voorraadcijfer na een telling die vooraf werd aangekondigd: het cijfer oogt beter dan het werk.

Kaplan en Norton schreven het in 1992 al in de Harvard Business Review: "What you measure is what you get." Lewis vat in Policy and Society het onderzoek samen: wie gemeten wordt, doet wat gemeten wordt en laat de rest liggen. Daarom stellen wij bij elke KPI de vraag hoe hij te bespelen valt, en zetten er een tegenmeting naast: interne correcties naast klantklachten, herwerk naast productiviteit, onaangekondigde steekproeftellingen.

Hoe verlaagt u pick- en voorraadfouten?

Door de oorzaak van elke fout vast te leggen in plaats van alleen het aantal. Een foutpercentage zegt dat er iets misgaat, niet waar. Pas wanneer u per fout noteert wat er gebeurde, bij welke stap en waarom, ziet u of het aan de locatie, het etiket, de werkwijze of de aanlevering ligt.

Leg bij elke fout het type vast, want oorzaak en remedie verschillen. Een oorzaakanalyse is pas afgesloten als dezelfde fout niet terugkeert, en de herhalingsgraad is daarvoor de tegenmeting.

Wat kunt u zelf nagaan?

1. Lijst uw huidige indicatoren op en noteer bij elk welke beslissing hij uitlokt. Geen beslissing: schrappen.
2. Zoek per indicator de definitie, bron, eigenaar en het meetmoment. Wat u niet vindt, is een leemte.
3. Ga na of uw uitkomsten de klant raken: tijdig, volledig, foutloos.
4. Vraag bij elke KPI hoe hij te bespelen valt, en welke tegenmeting dat zou tonen.
5. Ga na of uw systemen elke tussenstap met een tijdstip registreren.
6. Registreer bij elke fout de oorzaak, niet alleen het aantal.

Wanneer helpt externe begeleiding?

Wanneer cijfers betwist worden in plaats van gebruikt.

Onze aanpak voor magazijn en transport staat bij logistiek management; het oorzaakonderzoek en de verbeterfase bij operational excellence. Begin met een beperkte set die u betrouwbaar kunt meten.